Ein gutes HR-Programm erfüllt unter anderem folgende Aufgaben: Abrechnung und Zeiterfassung, Einsatzplanung und Reisekostenabrechnung, Personalentwicklung und Bewerbermanagement. Dabei warten in allen Bereichen anspruchsvolle, differenzierte Aufgaben auf das Programm. Zum Beispiel umfasst die Abrechnung neben der korrekten Arbeitszeiterfassung und Gehaltsauszahlung noch die Abführung von Steuern und Sozialabgaben. Klar ist: Das Unternehmen mit einem Dutzend Mitarbeitern an einem Standort und in einer Tarifklasse benötigt eine andere Software als der global player mit mehreren Tausend Mitarbeitern auf verschiedenen Kontinenten. Über Haufe lässt sich ein guter Überblick über die derzeit auf dem Markt relevanten Softwaretypen und –Anbieter finden.

Schnittpunkte zu anderen Bereichen
Die HR-Software ist idealerweise kein isolierter Bereich im Computernetz des Unternehmens. Sie besitzt Schnittpunkte zu Controlling und Buchführung zum Beispiel. Das setzt Kompatibilität voraus, nur dann gelingt die Datenübertragung von einem System oder Modul in andere. Nur dann verwaltet die Personal-Software zum Beispiel die Daten der aktuellen Beschäftigten aber auch die der neuen Bewerber. Neben der Benutzerfreundlichkeit spielt zudem die Rechtssicherheit eine große Rolle. Berechtigungskonzepte regeln den Zugang zu den sensiblen, personenbezogenen Daten der Belegschaft. Sie sorgen dafür, dass nur ausgewählte und genau identifizierbare Personen darauf zugreifen können. Wichtig für die Kostenkalkulation ist: Es zählt nicht allein der Preis für die Neuanschaffung sondern auch der Kundenservice. HR-Software benötigt kontinuierliche Aktualisierung, denn: Egal, wie sich das Unternehmen entwickelt, muss sie ständig neue Aufgaben erfüllen.

Vorteile in der Rekrutierung
In einer sich immer schneller wandelnden Arbeitswelt bietet HR-Software dem Unternehmen Vorteile im Wettbewerb. Die Anbieter davon wandeln sich übrigens zunehmend von Programm-Lieferanten zu Lösungslieferanten. Das ist wichtig, weil

die Personalabteilungen vor ständig neuen Anforderungen stehen. Die Gesetzgeber ändern soziale Standards wie mit der Mindestlohn-Einführung, die Geschlechterquote bei der Besetzung von Führungspositionen ist ein anderes Beispiel. Nach Tarifabschlüssen sind Änderungen bei Gehalt, Urlaub und auf vielen anderen Feldern erforderlich. Liegen die Stammdaten der Belegschaft vor und sind sie über die Personal-Software zielgenau abrufbar, erspart das viel Zeit, Geld und Nerven bei der Umsetzung. Auch bei der Bewältigung von Herausforderungen wie dem Fachkräftemangel und immer mehr älteren Arbeitnehmern hilft die richtige HR-Software.

Arbeitszeugnis: standardisiert aber individuell
Ein Arbeitszeugnis bewegt sich im Spannungsfeld zwischen der individuellen Bewertung eines Beschäftigten und juristischen Vorgaben. Personalführung-Software hilft dabei, sich auf diesem Terrain sicher und effizient zu bewegen. Die Software schützt davor, rechtlich anfechtbare Formulierungen zu benutzen: Sie kennt die Nebenbedeutungen bestimmter Formulierungen, mit denen Personalchefs sich verständigen. Der Satz: "Er ist ein sehr geselliger Kollege", rutscht dann nicht aus Versehen in das Zeugnis. Er bedeutet nämlich: Der Mann hat Alkoholprobleme. So regelt die HR-Software das rechtlich Gebotene - und der zuständige Personaler konzentriert sich darauf, dem Mitarbeiter individuell gerecht zu werden.